docuvita – Dokumentenmanagement

Digitale Archivierung – optional direkt aus der SelectLine!

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte möglichst einfach zu bedienen und zu administrieren sein. Mit docuvita haben Sie ein sehr flexibles Werkzeug an der Hand, das durch seine offene Konfigurierbarkeit und freie Architektur optimal anzupassen ist.

Der Einsatzbereich reicht von der Verwaltung Ihrer Unternehmens-Dokumente, wie elektronischer Kunden- oder Personalakten, Projektdokumentationen, Kundenanfragen, bis hin zur kompletten E-Mail-Archivierung.

War vor einigen Jahren noch die Beschaffung von Informationen eines der großen Probleme, so stellt sich heutzutage die Situation ganz anders dar: Wir ertrinken in Informationen und Dokumenten! Man mag es kaum glauben: Auch im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung wird durchschnittlich jedes Dokument 5 Mal kopiert. (Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies), Dokumente-Management kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmens-Umsatzes. (Quelle: Gartner 13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience), 3% aller Akten gehen gar komplett verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte wiederherzustellen. Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide(ISBN:0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons) und seit den 1970er Jahren, hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert, ist die Papierflut um 300 % angestiegen!

Die Lösung: Dokumentenmanagement von docuvita!

Was bringt Dokumentenmanagement?

Erhebliche Optimierung von alltäglichen Arbeitsabläufen
Schneller finden, statt kompliziert suchen Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
Drastische Reduktion von Papierarchiven
Überraschend deutliche Senkung der Verwaltungskosten.

Wie rechnet sich DMS?

Die Kosten einer Investition in ein DMS sind transparent – die täglichen Kosten von Suchzeiten meist nicht – doch genau diese scheinbar niedrigen Kosten läppern sich – wie ein unentdeckt tropfender Wasserhahn mit der Zeit ganze Badewannenfüllungen verschwendet!

Beispiel:

Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / Stunde