docuvita – Dokumentenmanagement

Digitale Archivierung – optional direkt aus der SelectLine!

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sollte möglichst einfach zu bedienen und zu administrieren sein. Mit docuvita haben Sie ein sehr flexibles Werkzeug an der Hand, das durch seine offene Konfigurierbarkeit und freie Architektur optimal anzupassen ist.

Der Einsatzbereich reicht von der Verwaltung Ihrer Unternehmens-Dokumente, wie elektronischer Kunden- oder Personalakten, Projektdokumentationen, Kundenanfragen, bis hin zur kompletten E-Mail-Archivierung.

War vor einigen Jahren noch die Beschaffung von Informationen eines der großen Probleme, so stellt sich heutzutage die Situation ganz anders dar: Wir ertrinken in Informationen und Dokumenten! Man mag es kaum glauben: Auch im Zeitalter der fortschreitenden Digitalisierung wird durchschnittlich jedes Dokument 5 Mal kopiert. (Quelle: IDC (Feb 2006 / Doc #34822 / Customer Needs and Strategies), Dokumente-Management kostet 40 bis 60 % der Arbeitszeit, 20 bis 45 der Gehaltskosten und 12 bis 15 % des Unternehmens-Umsatzes. (Quelle: Gartner 13. April 2005 / Document Management Choices Improve for SMB Audience), 3% aller Akten gehen gar komplett verloren. Im Durchschnitt kostet es € 100,- eine verlorene Akte wiederherzustellen. Quelle: The Essential Client/Server Survival Guide(ISBN:0-471-15325-7 / Publisher: JohnWiley & Sons) und seit den 1970er Jahren, hat sich die Produktivität im Büro um 7 % verringert, ist die Papierflut um 300 % angestiegen!

Die Lösung: Dokumentenmanagement von docuvita!

Was bringt Dokumentenmanagement?

  • Erhebliche Optimierung von alltäglichen Arbeitsabläufen
  • Schneller finden, statt kompliziert suchen Verbesserte Nachvollziehbarkeit von Vorgängen
  • Drastische Reduktion von Papierarchiven
  • Überraschend deutliche Senkung der Verwaltungskosten.

Wie rechnet sich DMS?

Die Kosten einer Investition in ein DMS sind transparent – die täglichen Kosten von Suchzeiten meist nicht – doch genau diese scheinbar niedrigen Kosten läppern sich – wie ein unentdeckt tropfender Wasserhahn mit der Zeit ganze Badewannenfüllungen verschwendet!

Beispiel:

Büro mit 5 Mitarbeitern, angesetzter Lohn 15 Euro / Stunde

  • Durchschnittliche Suchzeit: 20% Ihrer Arbeitszeit
  • Kosten pro Arbeitstag: 20 % von 8 Stunden:
  • 1,6 Stunden / Mitarbeiter mal 5 Mitarbeiter = 8 Stunden
  • 15 Euro / Stunde mal 8 Such-Stunden = 120 Euro / Tag

Kosten pro Monat:

120 Euro mal 20 Arbeitstage = 2.400 Euro

Kosten pro Jahr:

2.400 Euro mal 12 Monate = 28.800 Euro

Gründe für Dokumentenarchivierung:

Für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems sprechen viele, gute Gründe

  • gesetzliche Vorgaben
  • wachsende Datenströme
  • Kostenersparnis
  • Standardisierung der Ablage
  • Kontrolle über alle geschäftsrelevanten Daten
  • gezielte Vernichtung unwichtiger Daten
  • bisherige Investitionen hauptsächlich in strukturierte Daten
  • Wissen in Zukunft wichtigster Produktionsfaktor

Lesen Sie bitte auch den Referenzbericht einer unserer Kunden:

Ing.-Büro Heino Winter GmbH

Weitere Informationen und Dokumente finden Sie unter dem nachstehenden Link auf unsere Internetseite:

https://www.viebrock.de/software/docuvita

 

Kontaktieren Sie uns gerne:
Webseite: https://www.viebrock.de
E-Mail: info@viebrock.de
Telefon: 04287/86 996-0

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